Gemi sertifikalarını bir Excel listesinde tutmak mümkündür. Sorun, listenin var olup olmaması değil; yaklaşan riskin doğru zamanda ve doğru sorumlunun önünde görünür olup olmamasıdır.

Bir bitiş tarihini son hafta fark etmek yalnız belgeyi değil; survey planını, liman seçimini, operasyon programını ve ilgili taraflarla iletişimi de etkileyebilir. 90/60/30 yaklaşımı bu riski “kırmızı tarih” seviyesine gelmeden üç operasyon penceresine ayırır.

Bu yaklaşım evrensel bir mevzuat takvimi değildir. Sertifika, endorsement, annual veya intermediate survey ve extension koşulları ilgili flag, class, belge ve şirket prosedürüne göre değişebilir. 90/60/30; şirket içi görünürlük ve takip ritmi için pratik bir çerçevedir.

Neden yalnız son tarih yeterli değildir?

Bir kaydın operasyonel anlamı için yalnız “Certificate X — 15 Ekim” satırı yeterli değildir. Sistem, tarihin yanında kaynağı ve sorumluluğu görünür kılmalıdır.

  • Hangi gemiye ait?
  • Belge veya survey türü ne?
  • Düzenleyen kurum kim?
  • Geçerlilik ve survey penceresi nedir?
  • Sorumlu kim?
  • Son kontrol ne zaman yapıldı?
  • Yenileme, randevu veya belge işlemi hangi aşamada?
  • Kanıt dosyası veya referans nerede?

90 gün: planlama penceresi

90 günlük eşik “acil” demek değildir. Takvimin geri kalanını güvenli biçimde planlamak için erken görünürlük sağlar.

90 günlük pencerenin çıktısı, “kayıt görüldü” işareti değil; izlenecek planın sahibidir.

  • Survey veya yenileme için olası liman ve tarih
  • İlgili class, flag veya kurum iletişimi
  • Gerekli evrak ve önceki bulgular
  • Operasyon programıyla çakışma
  • Sorumlu kişi ve yedek sorumlu
  • Tedarik veya servis ihtiyacı

60 gün: teyit penceresi

60 gün kaldığında planın yalnız niyet olarak kalmaması gerekir. Randevu, evrak, liman ve sorumluluk hâlâ belirsizse kayıt daha yüksek dikkat seviyesine çıkar.

Sistem bu aşamada yalnız renk değiştirmemeli. “60 gün içinde — teyit bekliyor” gibi metin statüsü göstermelidir.

  • Tarih veya pencere teyit edildi mi?
  • İlgili tarafla iletişim kuruldu mu?
  • Eksik evrak var mı?
  • Operasyon programında yer ayrıldı mı?
  • Değişiklik olursa escalation kime gidecek?

30 gün: aksiyon penceresi

30 günlük eşik, kayıt için kalan sürenin ve açık işin birlikte görünür olması gereken dönemdir. “Kritik” etiketi, tek başına alarm üretmek yerine sorumlu ve sonraki adımla eşleşmelidir.

Yazılım, uygun hukuki veya teknik aksiyonu kendi başına seçmez. İlgili DPA, teknik yönetim ve otorite süreci devam eder.

  • Tarih teyitli — evrak hazırlanıyor
  • Survey planlandı — operasyon onayı bekliyor
  • Extension değerlendirmesi — yetkili teyidi gerekli
  • Belge alındı — sisteme yükleme bekliyor
  • Süresi doldu — acil yönetim incelemesi

Survey penceresi ile bitiş tarihini ayırın

Bir belgenin expiry tarihi ile ilgili survey’in yapılabileceği pencere aynı şey olmayabilir. Tek tarih alanı kullanmak, yanlış erken veya geç uyarı üretebilir.

Alanların kesin yorumu ilgili kaynak dokümana göre yapılır. IMO ISM ve ISPS çerçeveleri ile ILO Maritime Labour Convention genel referans sağlasa da her belge ve gemi için tek bir evrensel liste üretmez.

  • Valid from ve valid to
  • Survey window start ve survey window end
  • Annual, intermediate veya renewal türü
  • Extension veya endorsement notu
  • Son doğrulama tarihi

Veri sahibi kim olmalı?

Sertifika takip sisteminin en kritik alanlarından biri “owner”dır. Bu, şirket sahibi değil; kaydın güncelliğinden sorumlu kişi veya roldür.

Rol dağılımı şirkete göre değişebilir; ancak “herkes takip ediyor” modeli genellikle “kimse sahibi değil” sonucunu doğurur.

  • DPA veya uygunluk: şirket ve statutory kayıtlar
  • Teknik yönetim: class, equipment ve teknik survey kayıtları
  • Operasyon: sefer ve liman planıyla ilişkili tarih teyidi
  • Yönetim: kritik escalation ve istisna kararı
  • IT veya sistem yöneticisi: erişim ve kayıt bütünlüğü

Yazılım hangi noktada yardımcı olur?

Yazılım kayıtları gemi ve statüye göre sınıflar, gün farkını tutarlı hesaplar, 90/60/30 görünürlüğü üretir, kritik veya süresi dolan kayıtları ayırır ve sorumlu ile son kontrol bilgisini gösterir.

Yazılım; girilen tarihin doğru olduğunu, belgenin hukuken geçerli olduğunu, extension veya endorsement’ın kabul edileceğini, flag veya class portalının güncelliğini, şirket prosedürünün eksiksiz uygulandığını ya da uyarının görülmesiyle aksiyonun tamamlandığını garanti edemez.

Haftalık sertifika review ritmi

90/60/30 modeli bir ekranla değil, kullanım ritmiyle değer üretir. Örnek 20 dakikalık haftalık review aşağıdaki sırayı izleyebilir.

Toplantı çıktısı, yalnız ekran görüntüsü değil; sorumlu ve tarih içeren aksiyon listesi olmalıdır.

  1. Süresi dolan veya 30 gün içinde olan kayıtlar.
  2. 60 gün penceresinde teyitsiz olanlar.
  3. 90 gün penceresine yeni girenler.
  4. Sahibi veya son kontrol tarihi olmayan kayıtlar.
  5. Operasyon programıyla çakışan survey’ler.
  6. Kapatılan aksiyonların kanıtı.

Veri kalitesini nasıl korursunuz?

  • Gemi adı yerine benzersiz gemi kimliği kullanın.
  • Tarih formatını tekleştirin.
  • Expiry ile survey window’u ayırın.
  • Belge türlerini serbest metin yerine kontrollü listede yönetin.
  • Her kayıt için kaynak veya kanıt bağlantısı tutun.
  • Son kontrol zamanı ve kullanıcıyı kaydedin.
  • İptal veya yenilenmiş eski kayıtları statüyle arşivleyin; geçmişi silmeyin.
  • Yetkileri role göre sınırlandırın.

Sonuç

90/60/30 yaklaşımının amacı daha fazla alarm üretmek değil; doğru zamanda doğru hazırlık seviyesini görünür kılmaktır. 90 gün planlama, 60 gün teyit, 30 gün aksiyon penceresidir. Yazılım gün farkını hesaplar ve kaydı öne çıkarır; uygunluk ve operasyon sorumluluğu yetkili ekipte kalır.